Infos und Tipps zum Schreiben von Protokollen, Teil II
Ein Protokoll hat die Aufgabe, wesentliche Informationen und wichtige Details zusammenzufassen. Beim späteren Durchlesen des Protokolls soll es möglich sein, das protokollierte Ereignis nachzuvollziehen.
Damit ist das Protokoll Informationsinstrument, Dokumentation und Gedächtnisstütze in einem. In dieser Funktion ist das Protokoll nicht nur für Bürokaufleute und Teilnehmer von Lehr- oder Informationsveranstaltungen ein wertvolles Hilfsmittel, sondern auch für Journalisten und Texter.
Schließlich liefert ihnen das Protokoll alle relevanten Infos zu einem Geschehen in kompakter Form. Trotzdem gehört das Protokollieren zu den eher unbeliebten Aufgaben. Viele tun sich schwer damit oder wissen nicht so richtig, wie sie am besten vorgehen. In einem zweiteiligen Ratgeber bündeln wir deshalb die wichtigsten Infos und Tipps zum Schreiben von Protokollen.
Dabei haben wir in Teil I mit dem Verlaufs-, dem Ergebnis-, dem Seminar-, dem Wörtlichen und dem Gedächtnisprotokoll die wichtigsten Arten des Protokolls vorgestellt.
Nun, in Teil II, soll es um konkrete Tipps fürs Protokollieren gehen:
Inhalt
1. Gute Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Je mehr Informationen vorab vorhanden sind, desto einfacher wird es später, die Abläufe zu protokollieren. Ratsam ist deshalb, sich schon im Vorfeld einen Überblick über die wesentlichen Punkte zu verschaffen. Was ist der Anlass des Protokolls?
Um welche Inhalte wird es gehen, welche Ziele werden verfolgt? Welche Personen sind beteiligt? Gibt es entscheidende Schlüsselwörter oder Fachbegriffe? Sind solche und ähnliche Punkte geklärt, kann sich der Protokollant darauf konzentrieren, die Abläufe zu verfolgen und schriftlich festzuhalten.
Andernfalls wird er damit beschäftigt sein, sich auch noch die Basisinformationen zu besorgen.
Zur Vorbereitung gehört natürlich auch, das notwendige Werkzeug zusammenzustellen. Es gibt Protokollanten, die gerne mit dem Laptop arbeiten. Klassischerweise kommen jedoch ein Notizblock und ein Stift zum Einsatz. Sie funktionieren immer, auch ohne Strom und Akku.
Außerdem ermöglichen sie schnelle Aufzeichnungen, unkomplizierte Korrekturen und ein bequemes Hin- und Herblättern. Damit die Übersicht nicht verloren geht, falls sich Blätter lösen sollten, empfiehlt es sich aber, die Seiten zu nummerieren.
2. Aufbau
Jedes Protokoll beginnt mit dem Protokollkopf, der Ort und Datum, den Anlass oder das Thema und die Teilnehmer benennt. Daran schließen sich stichwortartig alle relevanten Informationen an, die das Geschehen festhalten.
Dabei sollte sich der Protokollant aber schon vorab entscheiden, welche Art von Protokoll er erstellen möchte. Davon hängt nämlich ab, in welcher Form die Inhalte notiert werden.
Während ein Verlaufsprotokoll den Ablauf chronologisch erfasst, konzentriert sich ein Ergebnisprotokoll auf Entscheidungen, Beschlüsse, Vereinbarungen und Ergebnisse. Das Seminarprotokoll wiederum vermittelt die Ergebnisse und ihre Entstehung.
3. Mitschrift
Beim Protokollieren muss es üblicherweise recht schnell gehen. Es bleibt keine Zeit, um sich wohlklingende Formulierungen zu überlegen. Stattdessen werden die Inhalte meist in kurzen, aber aussagekräftigen Stichworten erfasst. Für seinen Entwurf kann der Protokollant selbstverständlich auch Abkürzungen verwenden.
Allerdings muss dann sichergestellt sein, dass er später eindeutig bestimmen kann, wofür die Kürzel stehen. Namen und Fachbegriffe sollten immer ausgeschrieben werden, damit es später nicht zu Verwechslungen oder Unklarheiten kommt.
Ratsam ist außerdem, immer ausreichend Platz zwischen den einzelnen Aufzeichnungen zu lassen. So können bei Bedarf weitere Informationen eingefügt werden. Ein breiter Rand auf der rechten Seite hat sich ebenfalls bewährt. Hier kann der Protokollant kurze Anmerkungen, Notizen und andere Hinweise für sich selbst festhalten.
4. Zielorientierte Nachbearbeitung
Bei der Nachbearbeitung geht es darum, ein aussagekräftiges Protokoll aus den eigenen Aufzeichnungen zu erstellen. Dabei sollte sich der Protokollant aber zunächst überlegen, für wen er das Protokoll schreibt. Je nach Zielgruppe sind bestimmte Angaben wichtig und notwendig, während andere Informationen wegfallen können.
Im nächsten Schritt geht es darum, die Inhalte zu strukturieren. Die Gliederung hängt grundsätzlich von der Art des Protokolls ab. Allerdings ist es nicht immer sinnvoll, an der ursprünglich geplanten Protokollart festzuhalten.
So kann es beispielsweise sein, dass ein Protokoll eigentlich als Verlaufsprotokoll gedacht war. Waren die Abläufe dann aber eher chaotisch oder ging es bei Diskussionen heiß her, wäre es nicht effektiv, die streng chronologische Reihenfolge beizubehalten. Besser wäre stattdessen, die Inhalte in Themenblöcken zusammenzufassen.
5. Stil
Ein Protokoll wird grundsätzlich neutral und sachlich verfasst. Die eigene Meinung oder persönliche Kommentare haben in einem Protokoll nichts zu suchen. Zudem sollte sich ein Protokoll auf die wesentlichen Inhalte beschränken und die Aussagen in klarer, knapper Form auf den Punkt bringen.
Drei bis vier DIN A4 Seiten sollten in aller Regel ausreichen, um alles Wesentliche zu vermitteln. Dabei können entscheidende Aussagen durch Fettdruck oder Unterstreichungen markiert und relevante Zusatzinformationen als Anlagen hinzugefügt werden.
Was den Sprachstil angeht, so hat sich ein einfacher und präziser Ausdruck bewährt. Umständliche Formulierungen und lange Schachtelsätze beeinträchtigen die Verständlichkeit und stören den Lesefluss. Passivkonstruktionen sind deshalb nicht ratsam, weil sie oft keine eindeutigen Informationen enthalten.
So bleibt bei einem Satz wie beispielsweise „Die Pläne sollen in die Tat umgesetzt werden.“ offen, wer welche Aktionen wie und bis wann durchführen soll. Zudem gilt, dass ein Protokoll keinen Interpretationsspielraum lassen darf. Die Inhalte müssen präzise und unmissverständlich festgehalten werden, denn schließlich soll das Protokoll ja verbindliche und verlässliche Informationen bereitstellen.
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