Infos und Tipps zum Schreiben von Protokollen, Teil I

Infos und Tipps zum Schreiben von Protokollen, Teil I

 

Ein Protokoll wird immer dann notwendig, wenn eine Sitzung, ein Gespräch oder der Verlauf eines Ereignisses schriftlich festgehalten werden soll. Dabei besteht die wesentliche Aufgabe des Protokolls darin, maßgebliche Informationen und wichtige Details zu bündeln.

Der Leser des Protokolls soll in der Lage sein, den beschriebenen Vorgang nachzuvollziehen. Deshalb zeichnet sich ein Protokoll grundsätzlich durch Genauigkeit, Vollständigkeit und Objektivität aus.

Obwohl ein Protokoll ein sehr wichtiges Hilfsmittel für Journalisten, Texter und auch Bürokaufleute ist, tun sich viele mit dem Schreiben von Protokollen schwer. In einem zweiteiligen Ratgeber stellen wir deshalb die wichtigsten Infos und Tipps zum Protokollieren zusammen.

 

Dabei soll es in diesem Teil I um die verschiedenen
Arten des Protokolls gehen:

 

Die verschiedenen Arten des Protokolls

Die Vorgehensweise beim Schreiben eines Protokolls bleibt grundsätzlich immer gleich. So bildet ein bestimmtes Ereignis die Grundlage und dieses Ereignis wird mithilfe des Protokolls beschrieben. Allerdings unterscheiden sich die Sichtweisen je nach Protokolltyp voneinander.

Dabei gibt es im Wesentlichen drei verschiedene Protokolltypen, nämlich

1.       das Verlaufsprotokoll,

2.       das Ergebnisprotokoll und

3.       das Seminarprotokoll.

Neben diesen drei Grundvarianten gibt es noch ein paar Sonderformen, zu denen in erster Linie das Gedächtnisprotokoll und das Wörtliche Protokoll gehören.  

 

Das Verlaufsprotokoll

Wie der Name bereits andeutet, beschreibt das Verlaufsprotokoll den Ablauf eines Gesprächs, einer Sitzung oder eines Ereignisses. Die Absicht des Verlaufsprotokolls besteht darin, den Ablauf so präzise festzuhalten, dass die gesamte Entwicklung samt Ergebnissen nachvollziehbar bleibt.

Deshalb erfasst das Verlaufsprotokoll alle Inhalte in chronologischer Reihenfolge. Verfasst wird das Verlaufsprotokoll im Präsens (Gegenwart), Redebeiträge der beteiligten Personen werden als indirekte Rede wiedergegeben.

 

Aufgebaut ist ein Verlaufsprotokoll nach folgendem Grundschema: 

Protokollkopf mit Datum, Ort, Dauer und Anlass
Auflistung der Punkte auf der Tagesordnung
Knappe und sachliche Schilderung des Ablaufs in chronologischer Reihenfolge, wobei sowohl die Ergebnisse als auch deren Entstehung festgehalten werden
Hinweise auf Anlagen und/oder Quellen

 

Die größte Schwierigkeit beim Schreiben eines Verlaufsprotokolls besteht darin, dass alle relevanten Inhalte in chronologischer Reihenfolge erfasst werden sollen. Bei einer Diskussion oder einem komplexen Sachverhalt kann es aber passieren, dass die Wortbeiträge durcheinandergehen oder Redner zu einem vorherigen Thema zurückspringen.

Dies kann zur Folge haben, dass ein Verlaufsprotokoll recht umfangreich und dabei leicht unübersichtlich wird. Trotzdem ist das Verlaufsprotokoll die beste Wahl, wenn es gilt, Vorgänge in ihrer gesamten Entwicklung festzuhalten.

Durch das Verlaufsprotokoll kann der Leser nämlich nachvollziehen, wie die Ausgangslage war und wie die Ergebnisse zustande kommen sind.

 

Das Ergebnisprotokoll

Im Unterschied zum Verlaufsprotokoll konzentriert sich das Ergebnisprotokoll auf die erzielten Resultate. Das Ergebnisprotokoll erfasst deshalb nur die wichtigsten Informationen, die Kernaussagen und die Ergebnisse.

Einzelne Entwicklungsschritte, Redebeiträge oder Abschweifungen vom eigentlichen Thema werden nicht notiert. Das Ergebnisprotokoll wird ebenfalls im Präsens erfasst. Allerdings werden die Inhalte nicht in chronologischer Reihenfolge wiedergegeben, sondern mithilfe von Oberbegriffen oder in sinnvollen Gruppen zusammengefasst und in einer logischen Reihenfolge angeordnet.

 

Der Aufbau eines Ergebnisprotokolls folgt diesem Grundschema:

 

Protokollkopf mit Datum, Ort, Dauer und Anlass
Knappe und sachliche Schilderung der wichtigsten Inhalte, der Kernaussagen und der Ergebnisse; dabei werden die Informationen in einer logischen Reihenfolge angeordnet
Hinweise auf Anlagen und/oder Quellen

 

Im Verlauf einer Sitzung oder bei der Beobachtung eines Ereignisses ist es meist nicht möglich, das Geschehen zu verfolgen, mitzuschreiben und die Inhalte gleichzeitig zu sortieren.

Deshalb wird oft ein Verlaufsprotokoll geschrieben und daraus anschließend ein Ergebnisprotokoll als eine Art Zusammenfassung erstellt. Ein Ergebnisprotokoll bietet sich vor allem dann an, wenn es weniger um den Ablauf als solches, sondern hauptsächlich um die Resultate geht.

Durch das Ergebnisprotokoll kann sich der Leser einen schnellen Überblick über den Ist-Zustand verschaffen. Beim Schreiben eines Ergebnisprotokolls ist es aber wichtig, auf die Objektivität zu achten. Je nach Auswahl und Darstellung der Resultate kann ein Ergebnisprotokoll nämlich schnell eine subjektive oder wertende Note bekommen. 

 

Das Seminarprotokoll

Das Seminarprotokoll wird auch Stundenprotokoll genannt und ist eine Mischung aus Verlaufs- und Ergebnisprotokoll. In einem Seminarprotokoll wird der gesamte Ablauf einer Sitzung oder eines Ereignisses festgehalten und zusammen mit den erzielten Ergebnissen wiedergegeben.

Die Idee dahinter ist, dass sich die übrigen Beteiligten auf die Veranstaltung oder die Inhalte konzentrieren können, ohne sich selbst eigene Notizen machen zu müssen. Später wird ihnen das fertige Protokoll dann ausgehängt. Seminarprotokolle werden deshalb hauptsächlich bei Lehrveranstaltungen erstellt.

Verfasst wird ein Seminarprotokoll im Präsens. Wortbeiträge werden in indirekter Rede wiedergegeben, die übrigen Inhalte meist in Stichworten erfasst.

 

Ein Seminarprotokoll ist wie folgt aufgebaut:

 

Protokollkopf mit Datum, Ort, Dauer und Anlass
Gliederung als Übersicht und kurze Zusammenfassung der Inhalte
Knappe und sachliche Schilderung des Ablaufs in chronologischer Reihenfolge mit relevanten Gedankengängen und Wortbeiträgen; außerdem Auflistung der Kernaussagen und erzielten Ergebnisse
Auflistung von Themen oder Fragestellungen, die Programmpunkte der nächsten Sitzung sein werden
Hinweise auf Anlagen, Arbeitsblätter, Thesenpapiere und/oder Quellen

 

Damit ein Seminarprotokoll nicht zu umfangreich und dadurch zu unübersichtlich wird, werden die Inhalte oft nur in Stichworten wiedergegeben. Zudem kann der Protokollführer die Inhalte nach Wichtigkeit sortieren und überflüssige Informationen weglassen.

Allerdings sollte er dabei mit Bedacht vorgehen, denn Inhalte, die er für selbstverständlich oder unwichtig hält, können für einen Leser relevant sein. Im Zweifel ist es deshalb besser, die Informationen vollständig aufzuführen.

 

Das Wörtliche Protokoll und das Gedächtnisprotokoll

Das Wörtliche Protokoll ist eine Variante des Verlaufsprotokolls. Es konzentriert sich darauf, alle Redebeiträge im exakten Wortlaut wiederzugeben. Neben den verbalen Äußerungen wird auch Nonverbales, also beispielsweise Gesten oder Handlungen, notiert.

Das Wörtliche Protokoll spielt vor allem im Zusammenhang mit Gerichtsverhandlungen und bei politischen Debatten eine Rolle. Ansonsten wird es kaum genutzt. Dies liegt einfach daran, dass der Protokollführer die Kurzschrift beherrschen muss, damit er wirklich jede Äußerung vollständig mitschreiben und gleichzeitig auch noch vermerken kann, wer gesprochen hat, wie er sich dabei verhalten hat und was im Publikum geschehen ist.

Zudem ist es für die Auswertung der Inhalte oft nicht notwendig, jeden Wortbeitrag im exakten Wortlaut nachvollziehen zu können.

Das Gedächtnisprotokoll wird nachträglich erstellt, indem die Inhalte aus der Erinnerung heraus aufgeschrieben werden. Dabei werden die Informationen nicht in chronologischer Reihenfolge angeordnet, sondern sinngemäß zusammengefasst. Im Prinzip entspricht das Gedächtnisprotokoll dadurch etwas umfangreicheren Notizen und ist für wichtige Sitzungen oder Beobachtungen deshalb nicht geeignet.

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